Regolamento (CE) n.1828/2006 - Disposizioni di attuazione - Capo II 'Modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006' -Sezione 3 'Sistemi di gestione e di controllo' - art. 19 'Disponibilità dei documenti'

1. Ai fini dell'articolo 90 del regolamento (CE) n.1083/2006 l'autorità di gestione assicura che siano disponibili i dati relativi all'identità e all'ubicazione degli organismi che conservano i documenti giustificativi relativi alle spese e agli audit, compresi tutti i documenti necessari per una pista di controllo adeguata.

2. L'autorità di gestione assicura che i documenti di cui al paragrafo 1 siano messi a disposizione in caso di ispezione e che vengano forniti estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto, compresi almeno il personale autorizzato dell'autorità di gestione, dell'autorità di certificazione, degli organismi intermedi, dell'autorità di audit e degli organismi di cui all'articolo 62, paragrafo 3 del regolamento (CE) n. 1083/2006 nonché i funzionari autorizzati della Comunità e i loro rappresentanti autorizzati.

3. L'autorità di gestione conserva i dati necessari ai fini della valutazione e dei rapporti, comprese le informazioni di cui all'articolo 90, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1083/2006 per l'intero periodo fissato al paragrafo 1, lettera a) di tale articolo.

4. Sono considerati supporti comunemente accettati a norma dell'articolo 90 del regolamento (CE) n. 1083/2006 i seguenti: a) fotocopie di documenti originali; b) microschede di documenti originali; c) versioni elettroniche di documenti originali; d) documenti disponibili unicamente in formato elettronico.

5. La procedura relativa alla certificazione della conformità dei documenti conservati su supporti comunemente accettati ai documenti originali è stabilita dalle autorità nazionali e assicura che le versioni conservate rispettino le prescrizioni giuridiche nazionali e siano affidabili ai fini di audit.

6. Qualora i documenti esistano unicamente in formato elettronico i sistemi informatici utilizzati devono essere conformi a norme di sicurezza riconosciute, atte a garantire che i documenti conservati rispettino le prescrizioni giuridiche nazionali e siano affidabili ai fini di audit.